mail merge feature

Mail Merge In Hindi: How To Make Notice Using Excel Data In Word Template 2020? , Mail Merge हिंदी में?

हेलो दोस्तों, आज के इस ब्लॉग पोस्ट में मै आपको एक बहुत ही अच्छी प्रोसेस के बारे में बताने वाला हूँ, जो कि आपके ऑफिस वर्क के लिए बहुत ही मददगार हो सकती है | मै जिस प्रोसेस के बारे में आपको बताने वाला हूँ उसका नाम है मेल मर्ज(Mail Merge).

इस प्रोसेस में हम बहुत सारे लोगो का नोटिस एक साथ निकाल सकते है और इसके लिए हम सभी का डाटा एक्सेल शीट से ले सकते है, और इसके बाद हम इन नोटिस को प्रिंट कर सकते है या फिर हम इन्हे सीधे ईमेल भी कर सकते है with the help of mail merge option.

आपने अक्सर देखा होगा कि ऑफिस में कई बार हमें नोटिस बांटने कि जरुरत पड़ती है, जैसे कि बैंक या फाइनेंस कंपनी के केस में, ऐसे में अगर हमें एक साथ हज़ारो लोगो के नोटिस बनाने पड़े तो यह काम मैन्युअली बहुत टाइम लेगा और मेहनत भी बहुत लगेगी, अगर हमने इसे एक एक करके खुद बनाने का सोचा, और नोटिस बनने के बाद उन्हें बांटना, वो भी door to door बहुत ही मुश्किल काम है,

मेल मर्ज(Mail Merge) प्रोसेस में हम वर्ड(Ms Word) में बने किसी भी प्रकार के टेम्पलेट(Word Template) में एक्सेल शीट(Excel Sheet) में रखा डाटा डाल सकते है, इसके लिए हम वर्ड टेम्पलेट में जिस स्थान पर एक्सेल का डाटा डालना चाहते है, वह पर हम फील्ड को insert करा देते है|

कहने का मतलब यह है कि इस functionality का यूज़ करके हम चाहे जिनते नोटिस बस कुछ mintues में बना सकते है, और उसे मेल मर्जिंग(mail merge) करके सभी की ईमेल id पर तुरंत भेज सकते है , पर यह हो सकता है कि आपके पास सभी कि ईमेल ID(Email ) न हो तो आप उनका नोटिस मैन्युअली डिस्ट्रीब्यूट कर सकते हो. इस मेल मर्ज(Mail Merge) का यूज़ करके आपका काम बहुत ही आसान हो जाता है |

आप निचे दिया प्रोसीजर फॉलो करके सीधे यह सीख सकते हो कि मेल मर्ज(Mail Merge) का उपयोग करके हम मस वर्ड में बने टेम्पलेट में एक्सेल शीट का डाटा डाल कर नोटिस कैसे बना सकते है| Make notice by following the below given procedure to see the use of mail merge.

सबसे पहले आप MS ऑफिस(Office) में अपना टेम्पलेट बना लीजिये अगर आपके पास पहले से बना टेम्पलेट नहीं है तब, और अगर है तो बनाने कि कोई जरुरत नहीं है |

template format
MAIL MERGE IN HINDI

उसके बाद आप अपनी एक्सेल फाइल तैयार कर लीजिये और उसमे वह सभी फील्ड जरूर होना चाहिए जिनका डाटा आप टेम्पलेट फील्ड में डालना चाहते हो| जैसे कि आपके मस वर्ड(MS Word) टेम्पलेट में नाम और रकम की जानकारी भरनी है तब आपकी एक्सेल शीट में ही नाम और रकम का कॉलम जरूर होना चाहिए|

sample excel file
MAIL MERGE IN HINDI

अगर आपके पास ऊपर बताई गयी दोनों चीज़े तैयार है तो फिर आप सबसे पहले अपनी मस वर्ड (MS Word)फाइल जो की आपकी टेम्पलेट फाइल है उसे ओपन कर लीजिये| इसके बाद आप मेलिंग ऑप्शन पर क्लिक करिये जैसे की निचे दिए गए चित्र में दर्शाया गया है|

existing list click
MAIL MERGE IN HINDI

इसके बाद सेलेक्ट रेसिपेंट्स(select recipients) ऑप्शन में क्लिक करके एक्सिस्टिंग फाइल ऑप्शन(Use existing list) को सेलेक्ट करिये|

data sheet selection
MAIL MERGE IN HINDI

इसके बाद आप वह फाइल choose करिये जिसमे आपका डाटा रखा हुआ है, क्योकि by डिफ़ॉल्ट एक्सेल में तीन शीट होती है और इससे ज्यादा भी हो सकती है, इसलिए आपको वही शूट choose करनी है जिसका डाटा आपको अपने टेम्पलेट में चाहिए है|

insert merge field
MAIL MERGE IN HINDI

इसके बाद इन्सर्ट मर्ज फील्ड(insert merge field) में क्लिक करिये, क्लिक करने के बाद आपको अपनी एक्सेल शीट के सभी कॉलम दिखाई देने लगेंगे | अब आपको अपने टेम्पलेट पर जहाँ जहाँ पर जो डाटा चाहिए वह पर कर्सर(cursor) रखकर फिर इन्सर्ट मर्ज फील्ड(insert merge field) पर जाकर वह फील्ड पर क्लिक करना है|

name tag after insertion name field
MAIL MERGE IN HINDI

जैसे की आपको नाम चाहिए तो आप टेम्पलेट में गए और नाम के आगे कर्सर को रख दिया, बीच में आप डैश लगा सकते है या फिर थोड़ी जगह छोड़ सकते है| और इसके बाद मर्ज इन्सर्ट फील्ड में क्लिक करेंगे और फिर name फील्ड पर क्लिक करेंगे, जैसे ही आप क्लिक करेंगे आप देखेंगे कि नाम के आगे <Name> टैग आ जाता है|

insert all field prsentation
MAIL MERGE IN HINDI

आगे भी हम टेम्पलेट(Template) में जहाँ जहाँ जो फील्ड चाहिए है वहां पर कर्सर ले जाकर बाद में इन्सर्ट मर्ज फील्ड से वो फील्ड पर क्लिक कर देते है और उसका एक टैग बनकर हमारे टेम्पलेट में शो होने लगता है, हालांकि अभी भी आप यहाँ पर एक्सेल वाला डाटा यहाँ पर नहीं देख सकते|

finish merging
MAIL MERGE IN HINDI

सभी फील्ड सेलेक्ट करने के बाद अब आप फिनिश मर्जिंग पर क्लिक करिये और एडिट अस ा इंडिविजुअल डॉक्यूमेंट पर क्लिक करिये|

select all option
MAIL MERGE IN HINDI

इसके बाद सेलेक्ट आल पर क्लिक करिये और ओके कर दीजिये, जैसे ही आप ओके पर क्लिक करते है आप देखते है कि आपको एक सिंगल वर्ड फाइल मिल जाती है जिसमे सभी लोगो के अलग अलग डाटा टेम्पलेट फ़ीले के साथ आ जाते है |

complete word file
MAIL MERGE IN HINDI

यहाँ से आप एक प्रिंट के साथ सभी के अलग अलग नोटिस निकाल सकते है या फिर उन्हें किसी ईमेल लिस्ट पर एक बार में ईमेल कर सकते है| या फिर अगर आप कि choose की हुई एक्सेल फाइल में कोई ईमेल एड्रेस का कॉलम हो तो आप उस पर एक साथ सारे नोटिस ईमेल कर सकते हो using mail merge option|

इस ब्लॉग को लेकर आपके मन में कोई भी प्रश्न है तो आप हमें इस पते a5theorys@gmail.com पर ईमेल लिख सकते है|

आशा करता हूँ, कि आपने इस पोस्ट ‘Mail Merge In Hindi’को खूब एन्जॉय किया होगा|

आप स्वतंत्रता पूर्वक अपना बहुमूल्य फीडबैक और कमेंट यहाँ पर दे सकते है|

आपका समय शुभ हो|